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4-2-1 会員管理の概要

会員管理は、サイトに参加している会員を検索したり管理するためのモジュールです。一般やモデレータは、会員管理を使って同じルームに参加している会員を検索することができます。

主担は自分が管理しているルームの会員管理(役割の付与・変更、サブグループ作成の許可、個人情報の(一部)編集等)などができます。

管理者は新規に参加者を登録したり、削除したりすることができます。

※注意:権限設定によって、管理者以外のユーザにも新規に参加者を登録することを許可することができます。詳しくは権限設定の項をお読みください。


  • ◆権限FAQ

・Aという人を登録する際、どのように権限を設定するのがよいでしょう?

NetCommonsにおいて「権限」とは、主として会員管理上の権限をさします。それ以外には、(1)プライベートルームを与えるかどうか(2)どのモジュールを利用させるか、によって権限を決定します。組織の長や長を補佐する立場の人は管理者として登録するのがよいでしょう。その組織の中で、部分的に人の管理を担っている人(例:担任、部長、教授)などは主担として登録するのがよいでしょう。主担となるべき人をサポートしてグループルームの運営をスムーズにする立場の人は、モデレータとして登録するとよいでしょう。

・主担となるべき人がITに疎い場合、グループルームをどのように運営すればよいでしょう?

NetCommons2.0からは、一般の権限の会員でもグループルーム内で「主担」を任せることができるようになりました。このように任命された主担は、グループルーム内の役割を指し、権限が主担に格上げになるわけではありません。つまり、このように任命された主担には、一般の権限を超えて他の会員の個人情報にアクセスすることはできませんし、他の会員の役割を変更したりすることはできません。

・運用上、もう少し細かく権限を設定したいのですが・・・

管理者権限でログインすると、新しく権限を設定することができます(権限管理モジュール→新規登録)。


4-2-2 会員管理の詳細

会員管理を開くと、管理者には「会員検索」「会員登録」「項目設定」「インポート」の4つのタブが表示されます。管理者以外には、「会員検索」のタブのみが表示されます。


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会員検索

会員を検索するには、「会員検索」のタブを開きます。ここに条件を入力することによって、「and」検索することができます。管理者はすべての会員から検索することができますが、管理者以外は自分が参加しているグループルームに一緒に参加している会員の中からしか検索できません。

会員検索をしやすくするには、後述する会員の「項目」を適切に設定することが重要となります。たとえば、「学年」という項目をつけておけば、1年生全員を検索する、ということができるようになります。 何も入力しないでChapte28.gifボタンをクリックすると、登録したすべての会員の一覧が表示されます。

検索結果に表示された会員データはCSVのファイルとしてダウンロードすることができます。検索結果の画面の右上に表示されるエクスポートのリンクをクリックして、作業を行ってください。会員のインポート作業をする前に、エクスポートを実行して、万が一に備えることをお奨めします。


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※エクスポート作業に関する注意: エクスポートした会員情報は個人情報の集積です。このファイルを不適切に扱った場合には、個人情報保護法違反の罪に問われることがありますので、管理には十分な注意が必要です。たとえば、作業を行うPCにファイル交換ソフトを搭載しない、作業が終了したらファイルの中身を空にした上で上書きを行う、 USBメモリーなどに保存しない、などです。(ファイルを削除しただけでは物理ファイルが残ります。内容を白紙にして上書きするほうが安全です。)

 

会員登録

新規に会員を登録する場合には、「会員登録」または「インポート」の機能を使います。ひとりずつ手入力で登録する場合には「会員登録」、CSVファイルから一斉にインポートするときには「インポート」を使います。

まずは、ひとりずつ登録するやり方について説明します。


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「会員管理」の「会員登録」のタブをクリックすると上のような画面が表示されます。

登録する会員の情報を入力してください。

ハンドル: 掲示板の投稿者やチャットの発言者を識別するニックネームとして使われます。

ログインID: ログインする際に使用するIDです。4文字以上の英数字または記号を入力。

パスワード: ログインする際に使用するパスワードです。4文字以上の英数字または記号を入力。

会員氏名: 会員氏名です。

会員権限: 管理者、主担、モデレータ、一般、ゲスト、事務局、トップページ管理者から選択します。(※4-2-1◆権限 FAQ参照)

e-mail : 会員のメールアドレスです。NetCommonsからの通知、情報の自動配信、承認メールやパスワード再設定の際の確認メールの自動配信先として登録されます。

携帯mail:会員の携帯メールアドレスです。基本的にNetCommonsからの通知は上記のe-mailアドレスに対して配信されますが、会員が希望する場合には、携帯mailに対しても同じ内容が配信されます。携帯mailでも受信するかどうかは、会員本人が会員管理モジュール上で設定を行います。

状態: 利用可能、利用不可のどちらかを選択します。


必要な情報を入力し、Chapte25.gifボタンを押します。すると、この会員を参加させるルームを選択する画面が表示されます。画面右側がこの会員を参加させるルームです。画面左側にはそれ以外のルームが表示されているはずです。ここから、参加させるルームを左側から選び「追加」し、参加させないルームを右側から選び「削除」します。内容が確定したら、Chapte25.gifボタンを押します。


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次に、各ルームでこの会員をどんな役割で参加させるかを設定します。下の例では、この会員は、パブリックスペースにはゲストとして、それ以外の3つのグループルームでは一般として参加していることがわかります。「サブグループ作成許可」にチェックをつけると、その会員は当該のグループルーム内にサブグループを作成し、管理することができるようになります。(これらの設定は、各ルームの主担が「ルーム管理」で変更することができます。)


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内容が確定したら、Chapte25.gifボタンを押します。すると、確認画面が表示されます。内容に間違いがないかをチェックし、問題がなければChapte26.gifボタンを押します。


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登録した内容を当該の会員にメールで通知することができます。「送信」を押すと、登録されたメールアドレスに登録内容を送信します。

 

項目設定

会員情報の項目を設定するには、「項目設定」のタブをクリックします。デフォルトでは、次のように表示されます。


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新規に項目を追加するときには、画面右上の「項目追加」のリンクをクリックします。すると、次のような別画面が表示されます。


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「項目名」を入力し、「入力タイプ」を選びます。入力タイプには、「テキスト・選択式(択一)・選択式(複数選択)・リストボックス・記述式・メール・携帯メール」の7種類が用意されています。既存の項目のうち「アバター」だけが画像を添付できる項目です。「説明」とは、その項目に関する但し書きです。たとえば、ログインIDという項目には「4文字以上の英数字または記号」という但し書きがついています。そのような但し書きをつけたい場合に、「説明」を利用します。この項目を画面上に表示する際の大きさ等を特にコントロールしたい場合には「属性」の項目を用います。説明・属性は空欄でかまいません。

この項目を入力必須項目にする場合には「必須項目にする」にチェックをします。

「各自で公開・非公開を設定可能にする」をチェックすると、会員個人がその情報を他の会員に公開するかどうかをコントロールできるようになります。

NetCommonsは多言語に対応しています。言語を切り替えたときに、どのように表示するかを決めるには、「PHP定義名称を使用する」という項目にチェックを入れ、「説明」のリンクをクリックすると表示されるPHP定義名称の中から適切なものを選んでください。

 

すでにある項目を編集するには、「編集」のリンクをクリックし、編集を行います。システム管理上削除を許可されない項目もありますが、許可されている項目の場合には「削除」のリンクが表示されます。これをクリックすると、項目を削除することができます。項目に「ON」という表示があるものは、「表示・非表示」の切り替えができる項目です。たとえば、タイムゾーンという項目の「ON」の箇所をクリックし、反転させ「OFF」にすると、会員の個人情報の項目として表示しなくなります。(ですが、その項目にすでに入力されているデータが削除されるわけではありません。)

※項目設定に関する注意:ここで定めた会員情報の項目は、会員を検索する際にキーとして用いることができます。会員数が500を超えるようなサイトの場合、適切に会員情報の項目を定めるかどうかで会員管理やルーム管理の手間に大きな差が生じます。学校の場合は、入学年度などを、NPOの場合は都道府県などを項目として追加しておくとよいでしょう。

 

インポート

大量の会員データを登録したい場合には、会員管理のタブの中の「インポート」をクリックします。


Chapte21.jpg


まずは画面右上の「インポートファイルフォーマットのダウンロード」のリンクをクリックして、ファイルをダウンロードします。ダウンロードしたCSVファイルを開けると、登録すべき項目が順に並んでいますから、誤りがないように気をつけながら会員情報を記入します。空欄としたい項目は、空白のままにせずに「null」(半角英字)を入力してください。インポートファイル設定項目についてのより詳しい説明を閲覧するには、画面下にある「インポートファイル設定項目の詳細」の欄の「表示」ボタンをクリックしてください。

会員情報をインポートするには、次の2つの方法があります。ひとつは、既存の会員情報とバッティングした場合には、エラーとして表示する方法です。これは、既存会員のデータが削除される事故を防ぐ上で役立ちます。もうひとつは、既存の会員情報を上書きする方法です。これは、年度末などいっせいに学年が持ち上がり、属性を一気に書き換えたいときに便利です。(この場合には、後述する「エクスポート」機能を使って既存会員のデータをエクスポートし、それを元にインポートファイルを作成しましょう。)

会員情報をインポートするには、「参照」をクリックし、インポートすべきファイルを指定します。インポートファイルはCSV形式で保存されたものだけが有効です。まずは、会員情報の重複等がないかどうかを確認し、その結果が表示されます。すべて正常の場合、「決定」ボタンをクリックすることで会員情報の登録処理が実行されます。

正常でない項目がある、とは、(1)ID・ハンドル・メールアドレスのどれかが重複している(2)求められている書式と異なるデータがある(3)必須項目の記入漏れがある、のいずれかに該当します。エラーの「詳細結果を表示する」にチェックをすると、どこでエラーが起こったかのレポートを読むことができます。レポートを読み、修正をして、もう一度トライしてみましょう。

※会員情報のインポートでは、「どのグループルームにどのような権限で」会員を登録するか、という情報までは流し込めません。ですから、まず会員をインポートしておいてから、「ルーム管理」でそれぞれの会員をグループルームに割り当てる必要があります。

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